Você tem um negócio próprio? Já pensou sobre a importância de enviar orçamentos bem apresentados a seus clientes?

Utilizar um sistema de gestão para gerar suas propostas de venda pode dar a sua empresa o toque de profissionalismo que ela precisa, aos olhos de seus clientes. Além disso, esses sistemas agilizam a emissão de orçamentos e ajudam você a acumular informações gerenciais que podem ser muito úteis a médio e longo prazos.

Pensando nisso, preparamos esse guia passo-a-passo para você que está interessado em melhorar a forma como sua empresa trabalha a emissão de orçamentos.

Vamos detalhar a seguir cada um dos seguintes passos:


    1. Escolha um sistema de gestão flexível
    2. Cadastre no sistema os produtos/serviços que sua empresa oferece
    3. Cadastre seus clientes no sistema
    4. Defina a aparência do orçamento e os dados que serão exibidos.
    5. Envie seu primeiro orçamento para o cliente
    6. Encaminhe o pedido para a equipe de produção

 

1) Escolha um sistema de gestão flexível

 

É muito difícil (senão impossível) encontrar um sistema de gestão que já venha "de fábrica" totalmente pronto para o seu tipo de empresa. Geralmente, um sistema feito sob medida custa muito caro e é um investimento possível apenas para grandes empresas.

Por isso, uma sugestão é dar atenção especial aos sistemas que ofereçam mais possibilidades de personalização.

Poupe o esforço de procurar um sistema perfeito e se concentre em encontrar um sistema flexível, personalizável, adaptável. Afinal, um sistema que você consegue adaptar às suas necessidades já é muito boa notícia.

 

Exemplo: cadastro de orçamentos no ClearView

 

O cadastro de orçamentos do ClearView permite que você defina exatamente quais campos quer fazer constar no orçamento, incluindo campos novos se necessário. O sistema inclui uma poderosa ferramenta de personalização de orçamentos, em que você customiza completamente a aparência desse documento, a disposição das informações, as imagens, as colunas da grade de produtos/serviços, etc.

Veja dois exemplos de orçamentos gerados utilizando o ClearView:



 

 Como nos últimos tempos o trabalho pela internet tem se tornado cada vez mais comum e mesmo necessário, sugerimos que você dê preferência a sistemas online, como o ClearView, pois com eles você consegue acessar as informações de sua empresa de qualquer lugar em que estiver. Além disso, sistemas online oferecem muito mais segurança no armazenamento de dados do que sistemas offline.

 

2) Cadastre no sistema os produtos/serviços que sua empresa oferece

 

Para maior organização do seu trabalho, é interessante ter cadastrados os produtos ou serviços que sua empresa oferece. Isso vai:

  • agilizar a emissão de orçamentos, porque faz com que você não precise informar os dados dos produtos (o preço, por exemplo) a cada vez;
  • alimentar o sistema com informações que mais tarde poderão ser transformadas em relatórios. Você vai poder saber, por exemplo, quanto vendeu de cada produto em um determinado período, ou quanto lucrou com ele.

 

3) Cadastre seus clientes no sistema

 

Outra função muito importante dos sistemas de gestão é o cadastro de clientes. Assim como o cadastro de produtos/serviços, também o cadastro de clientes:

  • agiliza a criação de orçamentos, pois você não vai precisar informar os dados do cliente toda vez que emitir um orçamento para ele.
  • auxilia você a ter mais informações gerenciais, que serão úteis a médio e longo prazo.

Assim, você vai poder saber que tipo de cliente compra mais, ou quais os produtos preferidos de cada tipo de cliente.

 

4) Defina a aparência do orçamento e as informações que serão exibidas

 

As informações essenciais que devem aparecer no orçamento vão, é claro, depender do tipo de produto que você vende ou do tipo de serviço que sua empresa oferece. Mas algumas informações fundamentais são:

  • Número do orçamento (para consulta)
  • Nome do cliente
  • Informações de contato
  • Produtos/serviços negociados
  • Validade do orçamento
  • Dados da empresa (CNPJ, telefone, endereço...)

Como você já vai ter cadastrado nesse sistema seus produtos e clientes, a emissão de orçamentos vai ser uma tarefa bem mais rápida (e profissional) do que se fosse feita manualmente.

É claro que, na hora de escolher a aparência do seu orçamento, você deve escolher um estilo que combine com o estilo que sua empresa já adota, seja na loja, no site, no cartão de visitas ou nas redes sociais. Isso dá credibilidade e identidade à sua empresa, e seu cliente vai notar.

Como esse assunto não é nosso foco nesse momento, recomendamos que você confira esse artigo do blog de marketing do Neil Patel, um dos principais nomes de marketing na web da atualidade. Nesse artigo, o Neil trata dos passos para a criação de uma identidade visual para sua empresa.

 

5) Envie o orçamento para seu cliente

 

Depois de ter pensado a aparência e as informações que serão necessárias nos seus orçamentos, você está pronto! É hora de emitir orçamentos e enviá-los aos clientes.

Se você for enviar o orçamento por e-mail, recomendamos que você utilize o formato PDF, pois esse formato preserva a integridade do documento, diferentemente dos formatos Word e Excel, por exemplo. Um bom sistema de gestão vai permitir que você salve o orçamento no formato PDF.

 

6) Quando o cliente aprovar, envie o documento à sua equipe de produção

 

No momento em que seu cliente aprovar o orçamento, é hora de criar um outro documento, que podemos chamar de "pedido de venda" ou "ordem de serviço".

Esse novo documento vai ser muito parecido com o orçamento, e com um sistema de gestão basta você aprovar o orçamento que uma ordem de serviço vai ser gerada baseada nele.

É esse documento que você vai enviar à sua equipe de produção. E esse é mais um momento em que usar um sistema de gestão se mostra muito útil. Isso porque o sistema ajuda você a escolher o que cada funcionário de sua empresa pode ver nos documentos de venda. Você pode ocultar as informações financeiras de uma venda para a equipe de produção, sem precisar gerar um documento diferente.

 

Conclusão: as vantagens de um sistema de gestão

 

Utilizar um sistema para emitir orçamentos oferece boas vantagens. Principalmente, um sistema de gestão vai tornar a emissão de orçamentos mais rápida e prática, além de ajudar você a formar uma base de informações sobre seu público e sobre seus produtos.

Essa base pode se mostrar essencial para seus processos de tomada de decisão futuros.

Esperamos que esse guia seja útil para sua empresa!

 

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O cadastro leva só dois minutos e você já sai experimentando o sistema.

Bom proveito!